Nyckeltal kan vara fantastiska. De kan visa att man är på rätt väg eller varna om man är på väg åt fel håll eller helt enkelt ge oss mått på hur väl vi uppfyller våra mål inom bestämda områden.
Haken är bara att vi ofta använder nyckeltalen mer bokstavligt, mer exakt, än det finns fog för. Alla nyckeltal har en felmarginal och det är bra om vi har det i minnet när vi gör våra analyser.
Jag talar nu inte om skillnader i definitioner av nyckeltal, även om det också är ett relevant ämne. Det är klart att debiteringsgrad påverkas av hur vi väljer att definiera debiterad tid, för att ta ett tydligt exempel. Definitionsproblemen går att hantera, så länge vi använder ett och samma sätt att mäta, och är tydliga med hur vi mäter.
Min poäng är istället att även om vi har en tydlig definition, kommer våra nyckeltal att innehålla ett mått av osäkerhet.
Vi tar ett mycket enkelt exempel: personalomsättning. Det finns bra definitioner av begreppet. Min favorit brukar uttryckas ungefär så här:
”Det lägsta av antalet som anställts och antalet som slutat under en given period, i procent av det genomsnittliga antalet anställda under perioden”.
I ett tillväxtbolag använder man antalet som slutat och i ett krympande bolag antalet som anställts. Tanken är att fånga upp det antal som blivit ersatta med andra, inte hur man vuxit eller krympt.
I ett tänkt bolag på 100 personer, där fem slutar och tio börjar, är det de fem som utgör personalomsättningen. Det blir 5%. Eller ungefär 5%. Det var ju genomsnittligt antal anställda vi skulle räkna med. Om det var 100 i början av året och 105 i slutet, skulle jag säga att det var 102,5 genomsnittligt antal anställda. Det blir 4,88%. Om det var 100 när året slutade och 95 vid året början, är genomsnittsantalet 97,5, och personalomsättningen därmed 5,13. Personalomsättningen kan alltså skilja mellan 4,9 och 5,1 beroende på om bolaget var 100 i början eller slutet.
Det här är förstås mest en definitionsfråga. Så snart vi vet när det var 100 personer i företaget, vet vi vilket antal vi ska räkna med. Men här ryms också ett potentiellt mätfel. Det är inte ovanligt att bolag runt 100 personer inte har någon exakt definition på antal anställda. Räknar man dem som skrivit på, men inte börjat? De som sagt upp sig men inte slutat? De som slutat men inte fått slutlön? Tjänstlediga? Om inte det här är kristallklart, finns ett mätfel.
Allra störst är förstås mätfelet om man inte har något exakt sätt att beräkna slutdatum. Om det ibland är vid slutlön, ibland sista arbetsdagen och ibland sista anställningsdagen, kan det bli oklart hur många som faktiskt har slutat under en period. Det blir helt avgörande för personalomsättningen. Om det kan vara fyra lika gärna som fem eller sex personer som slutat under en period, kan personalomsättningen vara vad som helst mellan 4 och 6%.
Men det är väl ingen som tycker det är så stor skillnad om det är 4 eller 5%? Det är ju när det blir 12% eller 16% som man vet att något har hänt. Ja, naturligtvis. Men det gäller att även då minnas att det finns en felmarginal. Om vi talade om att omsättningen är mellan 11 och 13 eller mellan 15 och 17, så har vi börjat se nyktert på vad vi faktiskt kan läsa ut.
Min uppmaning blir alltså: ha i minnet att nyckeltal alltid bör ses som ungefärliga. Hur stor marginal man bör räkna beror på hur noggranna ingångsvärden man har. Det är olika värden som avgör vid olika nyckeltalsberäkningar. Här är några exempel:
Personalomsättning: antal anställda, tidpunkt för slutade och tidpunkt för anställda.
Felmarginalen för småföretag är gissningsvis 2-3%. För större företag runt 1%. Företag under 50 har normalt inte så stor glädje av måttet.
Debiteringsgrad: tidrapporteringen generellt, övertidsrapporteringen, arbetstid för deltidsanställda.
Felmarginalen för småföretag kan mycket väl vara 2-3%.
Sjukfrånvaro: rapportering vid ledighet, arbetstid för deltid
Felmarginalen för alla slags företag stannar troligen vid några tiondels procent.
Lycka till med era beräkningar!